Сфери відповідальності
- Делівері зобов’язань (ігри-тренінги, послуги).
- Організація та контроль якості внутрішніх виробничих та організаційних процесів (Notion).
- Менеджмент закупівель та контрактів.
Особисті якості:
- автономність та самозарадність;
- амбітність;
- сервісо-орієнтованість;
- педатнична ретельність.
Знання
Критичні для позиції
- Продукти та послуги компанії.
- Клієнтські сегменти та ринок.
Бажані для позиції
- Основи контракто-складання та бухобліку.
Вміння та навички:
Критичні для позиції
- Складати і читати контракти (не для галочки).
- Дотримуватися інструкції.
- Брати завдання у роботу і делегувати завдання іншим.
- Шукати нестандартні рішення.
- Вміння оцінювати і страхувати ризики.
- Комфортно почуватись з цифрами та табличками.
Бажані для позиції (за умов відсутності – готовність ровинути)
- Грамотна українська ділова мова (письмова та усна).
- Англійська мова (письмова та усна) не нижче B2.
- Інтегровувати організаційний досвід в управлінські процеси.
- Швидко і легко прощатися з невдачами.
Що треба буде точно робити
- Організовувати та контролювати внутрішній та зовнішній документообіг як електронний так і паперовий (листи, контракти, бухгалтерські документи, поточне листування, рекламації, звернення тощо). У 80% документи стандартизовані але деколи потрібно буде самостійно скласти договір або вичитати запропонований клієнтом.
- Організовувати доставку товарів клієнтам (стосунки з Новою Поштою, кур’єрами, документами, тримання клієнта в курсі статусу його замовлення, допомога клієнту в отриманні товарів та підключення його до наступних етапів сервісного обслуговування, яке здійснюють інші працівники).
- Опрацювання вхідних звернень (поштою, телефоном, месенджерами). Тут якраз знадобиться вміння говорити з людьми, розпитувати їх і підбирати правильне рішення щодо подальшої долі такого звернення (визначати чи це потенційний клієнт, парнер, інвестор, шкідник тощо).
- Слідкувати за основним середовищем внутрішнього інформаційного обміну (віртуальний офіс – організований на платформі Notion), стежити за дотриманням інструкцій по його використанню іншими працівниками, допомагати з виправлення помилок та неточностей, здійснювати секретарську підтримку внутрішніх планувальних заходів: щотижневі зідзвони, редколегія, щоквартальні планувальні сесії, щорічні стратегічні сесії, поточна комунікація в корпоративному телеграм-каналі).
Якого результату потрібно досягти
- Порядку і суворої дисципліни в роботі з документами. Оперативності в документообігу з контрагентами та контроль статусу документообігу.
- Забезпечити відсутність “провисання” комунікації (втрати контакту) з контрагентами при цьому не набридати і використовувати найбільш прийнятні для іншої сторони канали комунікації (телефон, месенджери, е-пошта тощо).
- Гарантувати через контроль процесу доставки (делівері), що усі покупці отримали товари та послуги в належній кількості, відповідній якості, знають що з цим робити далі, в кого запитувати про допомогу і з яких питань, можливі наступні кроки та варіанти розвитку співпраці.
- Не допускати втрати жодного потенційного клієнта із вхідних звернень і з іншого боку – не допускати проникнення в екосистему компанії “шкідників”. Усі, хто звернувся – отримали вичерпну інформацію про наші товари та послуг в тій частині, що задовольняє їх потреби (а отже, потреби були виявлені та актуалізовані).
- Віртуальний офіс (Нотіон) в усіх своїх розділах зрозумілий для усіх учасників команди, всі користуються по інструкціях та знають що і де шукати і що і де розміщувати.
- По усіх регулярних та оперативних зустрічах команди запротокольовано результат та розміщено в Нотіоні як сам протокол так і перелік нових задач з розподілом часу та відповідальних.
Що ще можливо доведеться робити
- Складати і контролювати тижневі списки закупівель.
- Контролювати списки боржників і вести чорний список токсичних контрагентів (в основному не фінансових, а коли хтось нам щось за щось пообіцяв).
- Їздити у короткі (1-3 дні) відрядження. В тому числі і за кордон (закордонний паспорт бажаний).
- Допомога в організації та проведенні заходів (публічні ігри, презентації, ділові зустрічі, участь в сторонніх заходах).
Підпорядковується і звітує: CEO
Очікуване навантаження (години в тиждень): 20-30.
Щоб вашу кандидатуру точно розглянули – напишіть мотиваційний лист (в якому, в тому числі, обгрунтуйте свої зарплатні очікування) і разом з резюме вишліть на адресу: game@worldofcommunities.org з темою листа “Вакансія керівника офісу в м.Луцьк”.
Для довідки
З 2016 року компанія “Світ Громад” досліджує, розробляє, впроваджує ігрові рішення для розвитку спільнот, бізнесу, вирішення комплексних суспільних завдань, де освіта є основним фактором успіху.
Ключові компетенції
- розробляємо симуляційні ігрові тренажери, які відтворюють реальні бізнес-процеси і поточну реальність;
- діагностуємо організаційні системи, команди, знаходимо “чорні діри” або точки внутрішнього росту;
- стимулюємо досвід живої (офф-лайн) взаємодії;
- розробляємо рішення для зміни деструктивних форм поведінки за допомогою моделювання реальних ситуацій в ігровому форматі;
- зсуваємо парадигму про “нудне навчання”.