Технологія Відкритого Простору – це простий, універсальний та ефективний метод проведення нарад, зборів, конференцій та зустрічей для груп кількістю від 7 до кількох тисяч учасників. Тривалість Відкритого Простору може бути від 4 годин до кількох днів.
Цю технологію застосовують з різною метою – вирішення управлінських, навчальних чи творчих завдань, обговорення певних питань, вирішення проблем чи прийняття рішень. Хоч учасниками таких зустрічей часто є люди різні за спеціалізацією, поглядом на обрану проблему та темпераментом, Відкритий простір надає можливість всім прийняти участь у обговоренні різних аспектів спільної актуальної для всіх учасників теми та у процесі прийняття рішень.
Час і «територія» у Відкритому Просторі структуровані таким чином, що люди самі організовують свою роботу, обговорення, навчання чи планування. Кожен з учасників Відкритого Простору працює саме над тими завданнями, які для нього є цікавими та актуальними і за які він готовий нести відповідальність. В основі цього методу лежить здатність людей до самоорганізації.
Проведення відкритого простору зумовлене наявністю для організації чи спільноти важливого і актуального питання, яке буде обговорюватися під час одного до трьох днів. Питання має бути ретельно сформульованим замовником за підтримки фасилітатора. Питання має стосуватися актуальної, гарячої, часом суперечливої проблеми, яка містить потенційний конфлікт. Крім того, щоб знайти рішення чи відповідь на питання, потрібно залучити сторони з різними інтересами. Одноденний відкритий простір сприяє доброму обміну ідеями та думками. Дводенний відкритий простір дає можливість вивчити з різних боків питання, щоб розробити найкращі рішення та рекомендації. Триденний відкритий простір дозволяє зануритися у проблему, розробити рекомендації та спланувати наступні кроки.
Зустріч у форматі відкриторого простору не має фіксованої програми, не містить виступів експертів та презентацій. Під час проведення відкриторого простору відсутні регалії, титули, посади. Учасники самі беруть на себе відповідальність за перебіг та результати заходу. Під час перших двох годин, учасники за допомогою фасилітатора формулюють порядок денний. Початковий опір або невизначеність зникають, учасники стають більш роскуті і готові ініціювати теми для подальших обговорень. Група з 100 учасників ініціює всередньому до 30 тем у рамках центральної теми. Результати обговорень під час відкритого простору документуються, а по завершенню заходу кожен учасник отримує книгу, яка містить протоколи всіх обговорень з контактами ініціаторів обговорень.
Принципи відкритого простору:
- Всі, хто прийшли – саме ті, хто мав прийти. Нагадує учасникам, що їм не потрібен голова правління та ще 100 осіб для того, щоб досягнути цілі; для цього потрібно лише ті, хто турбуються або піклуються про результат
- Все, що відбувається, саме те, що має відбуватись. Нагадує учасникам, що все, що відбувається є реальним і жодні скарги та пересмикування не можуть змінити цю ситуацію. Прийміть цю ситуацію та спробуйте отримати максимальну користь в поточній реальності
- Все починається, коли приходить час. Нагадує учасникам, що “дух та креативність не мають робочого графіку”.
- Все відбувається там, де має відбуватися. Нагадує учасникам, що простір є усюди та завжди. Будь ласка, будьте свідомі цього
- Якщо кінець, то кінець. Якщо не кінець, то – не кінець. Нагадує учасникам, що ми ніколи не зможемо увити собі скільки часу нам потрібно для вирішення того чи іншого завдання або завершення тієї чи іншої розмови. Не поспішайте тому, що у вас на дискусійно сесію заплановано 30 хвилин. Вирішуйте завдання!
У вікритому просторі діє один закон – закон мобільності. Учасники вільно переміщуються простором туди, де їм особисто цікаво і де вони можуть бути максимально корисними.
Час від часу учасники можуть поводитися як ліниві коти – ходити пити каву, дихати свіжим повітрям, ходити на перекур, тинятися без діла, а можуть як підірвані бігати з одної групи в іншу, ініціювати обговорення, розповідати про результати і відкриття в інших групах. Перших можна умовно назвати – метеликами, других – бджілками. І перші і другі для динаміки та для результатів відкритого простору є надзвичайно потрібні. Метелики можуть видати несподівану ідею, а бджоли зможуть її розкрутити у динамічне обговорення. Крім того, у відкритому просторі є просте попередження – будьте готові до сюрпризів, адже завдяки самоорганізації, пристрасті та відповідальності учасників, важко передбачити, які можуть бути відкриття під час такого заходу.
Відкритий простір використовується для з 70-их років:
- консультацій з зацікавленими сторонами
- пошуку організаційних рішень під час невизначеності
- створення мереж на місцевому, регіональному та міжнародному рівні
- створення синергії серед представників різних зацікавлених сторін
- злиття компаній
- пошуку творчих рішень, наукових досліджень та розробок
- вирішення технічних проблем
- обміну баченням
- відкриття подій для проектів та програм або процесів змін у великих організаціях,
- планування проектів у громадах
Інструкція для використання технології відкритого простору
Приклади застосування:
Четверта міжрегіональна зустріч Open Business Space’2016